电话系统必须能够提供终端对终端的电话服务或者可以连至一个外部的电话网络。电话系统可以通过公用电话交换网 （PSTN）、互联网（互联网电话或 VoIP）或两者的组合运行。商务电话系统也可以作为托管服务提供，这使公司不必投资昂贵的设备。

专业地说，电话系统可以是全世界范围内与私人电话相连的电话网络（无论是公共的还是私人的）的任何一个子集，这个电话系统可以大至一个长途载波网络，也可以小如一个合法的PBX（专用分组交换网络）。为方便起见，当提到一个特定的电话系统时,我们只重点指那些为用户或者是系统主人所设计的电话方案中所需的设备组成。 

    电话系统主人的工作职责决定了他的电话系统特定的规模和范围，即确定了电话系统内部功能设备和外部网络之间的界限。举个例子，一个分公司或者一个小商场的管理人通常喜欢将他的电话系统设计成这种形式：将所有的电话设备都安放在一个地方对外提供服务。另一种情况下，雇员一般采用一个办公电话的形式，因为这是他惟一可以使用的电话设备。而要负责管理整个公司信息系统的管理员则更喜欢以下面的方式来组建公司的电话系统：将电话设备安放在各个办公地点，并通过一个私人网络将这些电话设备连接起来。

任意复杂度的电话系统都由以下4个功能领域内的部件组成：

•交换组织

•呼叫处理

•媒体处理

•系统管理

        对于深入电话系统技术的重要理解在于，电话系统中各个组成部分之间的界限是由它所提供的功能特点所决定的，而与它的规模、范围和复杂度无关。

1.交换组织

交换组织是电话网络中的功能组成部分，用于实现给定电话网络中不同终端之间媒体数据流以及信号数据的传送。交换技术是所有电话系统的核心。如果没有交换组织，那么也就没有电话系统的存在。

2.一呼叫处理

呼叫处理负责管理交换组织并运行不同源端（包括电话键区以及呼叫控制应用软件）送出的指令。从拨号、挂断到不挂断、接机、待机、接入、路由还有许多其他的辅助服务项目，呼叫处理几乎可以实现我们所触及的所有电话功能。可以说，呼叫处理是电话系统的“大脑”，它可以很简单，也可以很复杂。

3.媒体处理

媒体处理负责中止或者处理交换组织所转发的媒体数据流。它包括语音和脉冲的检测和产生，媒体信息流的录制和回放，调制数据流和数字数据流（譬如传真和电视）的处理以及文本向语音的转化和自动语音识别等功能。和呼叫处理一样，媒体服务功能不但囊括了所有实现这些功能所需的相关资源，其自身也包含了处理这些资源的软件、界面和平台。

4.系统管理

系统管理是电话系统中第4个组成部分，这个部分同样重要:系统管理功能包括对系统设置提供支持（移动/添加/更改以及用户化操作）、错误监控、计数功能、登录功能、性能以及安全管理。虽然在最简单的情况下，电话系统是“厂家配置”的，不需要买主进行客户化，也没有回应汇报功能，但是大多数的电话系统允许客户对交换组织、呼叫处理以及媒体处理的操作进行很大自由度的管理。