建立呼叫中心似乎需要做很多工作。但是，如果您知道要寻找什么并相应地计划，您的工作就会变得更容易管理。在计划呼叫中心搭建时，必须牢记一些要素。这篇文章将介绍创建联络中心的各个步骤以及要考虑的不同因素。
呼叫中心搭建的步骤 考虑以下问题：您想要物理设置还是远程设置？建立实体呼叫中心需要什么？如何启动虚拟呼叫中心？请继续阅读以了解呼叫中心搭建需要哪些步骤。
第 1 步：规划您要提供的服务 首先，您需要确定联络中心的核心目的。您想提供潜在客户生成、销售或客户支持服务吗？您希望提供哪些级别和领域的客户服务？您想涵盖哪些行业和部门？您希望呼叫中心是呼入还是外呼？

呼入呼叫中心仅用于接收用户或客户的呼叫。这些中心通常专注于客户服务，提供支持或销售，并帮助处理计费或一般查询。客户可以致电询问有关您的产品的问题或有关您支持的公司或服务的更多信息。这些中心还可以作为目录，人们可以拨打这些目录来查找有关本地或区域服务或企业的信息。启动呼入呼叫中心将为您的客户提供与您和您的企业互动的新途径。
另一方面，呼出呼叫中心会呼叫潜在的潜在客户和客户。这些中心通常由潜在客户生成和销售团队运营。他们向客户拨打冷电话，并提供有关公司产品和服务的信息。呼出呼叫中心还可以提供收集调查和进行市场调查等服务。
您的呼叫中心可以是严格的呼出或呼入或两者兼而有之。确定您要提供哪些服务以及要涵盖哪些行业将帮助您确定后续步骤。
步骤 2：确定物理呼叫中心还是远程呼叫中心 接下来，确定要设置呼叫中心的方式和位置。如果您想要一个物理位置，请查看当地和州的要求以确保您遵守。提交所有必要的文书工作和税务信息。
或者，对于虚拟呼叫中心，您不需要物理位置或办公用品。相反，您可以简单地从创建商业计划并设置电话线开始。但是，如果您要在家中创业，请务必检查您所在城镇的分区限制。分区限制决定了您是否被允许在家中创业。
第 3 步。写出商业计划 现在，制定一个商业计划，以产生一些关于您创办公司时会发生什么的想法。制定商业计划，包括费用、设备成本、预计销售、营销活动以及员工工资和福利。全面而详细的商业计划可以帮助您与小企业管理局 （SBA） 和私人投资者等机构获得资金。
第 4 步。准备招聘计划并建立您的团队 雇用员工担任客户服务代理或呼叫中心代理，具体取决于您的业务规模和需求。计算给定数量的呼叫所需的座席数量。虚拟中心有能力雇用更多的远程呼叫中心座席，因为他们不必担心办公空间。准备提供培训或访问呼叫中心培训课程，以帮助员工达到您为他们设定的标准。您甚至可以帮助他们访问网络研讨会、培训材料等。
第 5 步：投资设备和技术 现在，根据您中心的位置和商业计划，开始投资办公设备。您需要多少张桌椅？哪些软件程序可以使您的工作井井有条？电话和耳机是呼叫中心的必需品。但是，您最能从哪种类型的电话线或电话服务中受益？确定公司的需求将确保您更有能力满足客户。
选择满足呼叫中心需求的技术。一些标准的呼叫中心技术工具包括：
1. 呼叫中心软件：让您的企业访问必要的呼叫中心工具。获取呼叫中心软件，通过云通信解决方案管理您的联络中心。
2. 远程呼叫管理工具：帮助您的远程企业保持联系并更好地沟通。常见的远程呼叫管理工具包括呼叫转移、呼叫路由、呼出呼叫等。
3. 项目管理系统：帮助经理和代理商跟踪个人和团队的项目和任务。
4. 客户关系管理（CRM）：用于呼叫中心质量保证。CRM工具研究和分析数据，以确保呼叫中心的生产力和时间效率。
5. 客户服务工具：旨在提供更好的客户服务。
6.本地设备：办公用品，椅子，电脑，桌面电话，耳机等。
7. 商务电话服务：您需要什么类型的电话线路和呼叫管理功能？您的中心是否会受益于免费电话或本地电话号码？请联系免费号码提供商或虚拟电话服务提供商（如全球呼叫转移），了解可用的选项。 第 6 步：获取公司电话号码 商务电话号码将使您的公司成为专业人士并准备好开展业务。任何电话服务提供商都可以帮助您提供企业的电话号码。但是，投资一个将为您提供额外功能以丰富客户服务关系的产品是富有成效的。电话服务提供商（如全球呼叫转移）提供呼叫转移、呼叫转移、呼叫录音、无限分机、同时响铃等。
虚拟电话号码使企业能够在不创建实体存在的情况下联系客户。虚拟号码具有成本效益，并具有录制通话、将其转接给不同时区的员工、自定义语音问候语等额外好处。这些可确保没有客户电话无人接听。这种通信模式对于远程办公室也很有用，使客户能够始终与您联系。这样，客户会将您的公司视为多个时区可用的呼叫中心。
您还可以投资交互式语音应答 （IVR），这将在客户呼叫时为他们提供一系列选项。他们可以按照说明解决查询，例如，按 1 查看您的费用。按 2 支付账单。支付 3 取消您的计划，依此类推。IVR 功能还可以通过自定义消息迎接客户。例如，“感谢您致电[您的业务]。请保持在线，我们将您与代表联系起来。
步骤 7：计划如何衡量结果 接下来，确定您希望如何跟踪和衡量呼叫中心的绩效和结果。衡量中心的绩效可以帮助您确定需要改进的领域。您还可以确定呼叫中心表现良好的区域并保持这些水平。
要衡量的常见呼叫中心 KPI 包括：

队列中的平均时间

服务级别或响应时间

阻止的呼叫百分比

平均回答速度

平均处理时间

首次呼叫解决

平均放弃率

您还需要跟踪和衡量客户成功指标，例如：

客户流失率

每个账户的平均收入 （ARPA）

每月经常性收入 （MRR）

净推荐值 （NPS）

客户保留成本

客户终身价值 （CLV）

客户满意度得分 （CSAT）

第 8 步：营销您的业务 最后，重要的是要宣传你的中心。营销您的业务将确保潜在客户和客户了解您的服务。投资虚荣心或免费电话进行营销。这些数字带有图案或字母，便于记忆和识别。例如，866-898-8988 或 1-800-YOU-ROCK。除此之外，请专注于营销策略以针对您理想的客户群。与客户和客户保持持续沟通，以便他们在需要像您这样的服务时首先想到您。
开始寻找客户并让您的呼叫中心响铃 虚拟呼叫中心意味着您无需将服务限制为仅针对您所在城市或州的客户。通过您的业务走向全球，挖掘新的客户群。使用全球呼叫转移的功能改善您的客户服务关系。转接、转接和记录您的呼叫，个性化您的互动并提高客户满意度。利用正确的呼叫中心技术将使您的呼叫中心走上正确的轨道，让您专注于最需要关注的方面。现在您已经设置好了，是时候开始寻找客户了！