销售和其他电话外呼主要使用电话与现有或潜在客户联系。事实上，70%的外呼团队使用电话与潜在客户联系。由于呼出和呼入电话仍然是许多企业的主要通信渠道之一，因此了解电销公司外呼系统的工作原理很有帮助。让我们开始吧。
外呼系统的基础知识 “外呼”表示这些呼叫的传输方式。外呼系统是传出呼叫。当您的企业发起或拨打属于客户或潜在客户的第三方电话号码时，就会发生这种情况。另一方面，呼入电话是指您的企业收到来自现有或潜在客户的电话。

冷呼叫和热呼叫是通常用于描述两种类型的外呼系统的术语。通过冷呼叫，您可以联系不了解您企业产品或服务的潜在客户。因此，冷电话通常是出乎意料的，往往会让潜在客户措手不及。

当您联系对您的产品表示兴趣或与您的业务互动的人时，您可以拨打热情电话。这些电话往往对客户来说并不那么令人惊讶，因为他们以前曾与公司合作过。企业致电现有和潜在客户的原因有很多。外呼系统的常见原因包括：

市场调查

回调

贷款

电话营销

通知和提醒

后续行动

调查和反馈

内部销售

外呼电话的目标通常是吸引人们进行购买或教育您公司的潜在客户。外呼系统性能是通过平均处理时间（AHT）、转化率、首次呼叫解决率、占用率、每位用户的平均呼叫数和客户满意度等指标来衡量的。 处理电销公司外呼系统 外呼系统通常由销售代表、营销团队、客户成功团队等处理。您的企业处理外呼系统的方式取决于公司的规模、平均呼叫数和频繁呼叫类型。以下是处理外呼系统的一些方法： 外呼系统处理方法

内部呼叫中心–通过这种方法，您的员工可以直接处理办公室内的所有电销公司外呼系统。此设置看起来会有所不同，具体取决于您公司的规模。例如，小型企业可能使用一小群销售代表，而大公司可能拥有整个团队或内部呼叫中心来提供电话外呼。

外包联络中心–您还可以外包您的呼出呼叫服务。这意味着第三方联络中心（存在于您的企业外部）代表您管理您的呼出呼叫。

如何构建外呼系统策略 您可以通过有效的策略促进销售、产生合格的潜在客户并推动业务增长。但是，如何建立强大的外呼策略呢？一起来看看吧。 1.设定可实现的目标 概述您的目标会为您和您的团队提供一些切实的目标。它还可以帮助您将策略和精力集中在特定目标上。定义电话外呼的主要目标后，请与团队进行沟通。您可以使用平均处理时间（AHT）、转化率和首次呼叫解决率（上面列出了更多内容）等指标来跟踪进度和成功率。 2.开发分段呼叫列表 与其创建一个主呼叫列表，不如开发更小的分段呼叫列表。例如，您可以为待续订的客户生成呼叫列表，根据其工作角色组织另一个呼叫列表，或者为放弃购物车的客户生成呼叫列表。这些细分市场将根据您的业务需求、行业、客户痛点、目标受众等而有所不同。使用这种方法，您的团队可以更好地定位客户和潜在客户，同时了解他们的偏好和行为。在此过程中，您可以提高企业的转化率。 3.使用正确的技术 选择外呼系统工具时，请考虑您的目标、预算和并发外呼系统数。大多数传出呼叫服务使用云电话进行商务呼叫。这是因为VoIP提供了更高的灵活性，更好的语音质量和更多的成本节约。其中许多服务还具有有用的功能，可以更好地进行外呼系统管理。以下是一些有利于外呼系统团队的云通信功能：

来电显示管理–您可以使用其他电话号码隐藏或屏蔽您的拨出来电显示。此功能还可以保护团队的呼叫者信息，尤其是在家或旅途中工作时。此外，您可以在拨打国际电话时显示特定于国家/地区的来电显示。

配置熟悉的本地呼叫者ID可鼓励收件人应答您的呼叫。通过简单地让客户或潜在客户回答，您可以提高转化率、促进销售并增加收入。

软电话–软电话是一种键盘工具，可让您通过支持IP的设备拨打和接听商务电话。因此，您可以将软电话用于入站和外呼系统。

软电话对于电话外呼特别有用，因为它可以将任何设备（包括计算机和智能手机）变成商务电话。这为您的团队提供了灵活性，并使他们能够经济高效地与国际客户建立联系。


•客户关系管理（CRM）软件–CRM可帮助您管理公司与潜在客户和客户的关系和互动。因此，它们对于外呼系统团队派上用场。使用此软件，您可以记录和记录重要的客户数据和参与情况。这有助于建立更好的整体服务并改善客户关系。 4.通过培训和激励赋予员工权力 虽然精心设计的目标、通话清单和正确的技术当然可以帮助销售代表，但完成交易并实现目标取决于您的员工。因此，培训和再培训代理至关重要。通过为您的团队提供产品、目标受众，当然还有他们的角色的知识来增强他们的能力。教他们如何处理拒绝和具有挑战性的情况。您可以使用通话录音等工具进行培训并监控其进度。
通过提供全面的培训和支持，您将帮助建立团队的信心，并确保他们充分发挥潜力。不要忘记奖励员工的成长！使用奖品、健康的比赛或佣金来激励和庆祝他们的伟大工作。 5.分析和优化您的呼出呼叫策略 实施策略后，跟踪进度和成功率非常重要。这允许您根据需要进行更改并改进外呼策略。它最终会让你更接近实现目标。您可以使用呼叫详细信息记录和呼叫分析等VoIP功能来访问重要的呼叫指标。 外呼系统的实践 除了精心设计的策略之外，了解有效的外呼系统服务的一些行业最佳实践会很有帮助： 进行客户和市场调查 要构建成功的拨出呼叫服务，您需要关注客户。但是，如果您不了解客户，您如何关注他们？这就是客户和本地市场研究发挥作用的地方。进行这项研究为您的企业提供了有关目标消费者痛点、偏好和行为的宝贵数据。您可以使用调查、访谈、反馈等来收集此信息。市场研究使您能够打造更加个性化、有效和有针对性的服务，从而提高销售和转化率。
创建用户友好的脚本
如果您的团队使用脚本进行外呼系统，请确保它易于理解。消除客户旅程中的任何障碍。这包括从脚本中删除行业或技术术语。尽可能分解复杂的产品和服务。这样，客户始终与您在同一页面上。 偏离脚本 不要害怕偏离你的剧本！更多地将其用作指南，而不是强制性程序。这有助于使业务人性化，为个性化交互留出空间。 跟进 销售和其他电话外呼需要后续呼叫才能证明成功。研究表明，80%的销售在5次随访后关闭。因此，跟进所有潜在客户和客户至关重要。这并不一定意味着一遍又一遍地打电话给同一个人。座席可以在聊天后通过电子邮件向客户发送其他信息，甚至要求反馈。这种做法推动了转化率和销售额。一旦他们有时间考虑您的初始对话，它允许您回答任何问题或疑虑。 电销公司外呼系统策略好处 使用上述策略和最佳实践，您将为现有和潜在客户提供最佳的传出服务。事实上，强大的外呼策略对企业有利，原因有很多：

促进出境销售

产生更多潜在客户

提高品牌、产品、服务和营销活动的知名度

更有效地定位客户

提高转化率

与客户建立长期关系

增加收入

推动业务增长

提高客户忠诚度和客户生命周期价值（CLV）